株式会社アステム[健康・医療流通における基幹機能を担い、常に流通機能を進化させる企業です]

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  • みらい創世史

個人情報保護方針(プライバシーポリシー)

制定日付:2005年3月31日
改定日付:2017年5月30日

株式会社アステム
代表取締役社長 吉村 次生

1.個人情報の保護についての考え方

当社は、お客様個人を識別し得る情報(以下、「個人情報」といい、個人情報を含むデータベースを構成する個人情報のことを、以下、「個人データ」といいます。 )を適切に保護することが重要であると認識し、個人の尊厳を重んじ、個人情報保護に関する法令および社会秩序を遵守の上、以下のように個人情報保護方針を定め、全社で取り組んでおります。

  1. 適切な個人情報の収集、利用、提供、預託を行います。
    個人情報を本人の意思に反して収集、利用、提供、預託することは、権利の侵害になると共に事業者としての信頼を失うことになります。そのため、個人情報の収集、利用、提供、預託等のルールを明文化し、個人情報の適切な管理を行います。お客様の個人情報を業務委託先に提供する場合は、守秘義務契約等によって業務委託先に個人情報保護を義務付けるとともに、業務委託先が適切に個人情報を取り扱うように管理いたします。
  2. 個人情報の紛失、破壊、改ざん、および漏えい等を防止する対策を行います。
    当社が取り扱う個人情報の紛失、破壊、改ざん、および漏えい等を防止するため、不正アクセス対策、ウイルス対策等の合理的で適切な情報セキュリティ対策を行います。
  3. 委員会を設置いたします。
    当社内にコンプライアンス委員会を設置し、個人情報に関する社内体制の整備、役員を含む従業者全員の教育啓発活動を実施します。
  4. コンプライアンス・プログラムを実施いたします。
    個人情報保護管理者を選任し、コンプライアンス・プログラムの実施および運用を行ないつつ、継続的に改善に取り組んでいきます。

具体的には、以下の内容に従って個人情報の取扱いを行っていきます。

2.利用目的等

当社は、医療用医薬品および医療機器等の卸売販売事業を行うことに伴い、事業遂行上必要となる個人情報を取得しております。保有する個人情報の利用にあたりましては、以下のとおり利用目的を定め、その範囲内で個人情報を取り扱います。

  1. 医師、歯科医師、薬剤師、薬局・薬店その他の医療関係者および取引先の方に関する個人情報の利用目的
    • 医療関係者への電話、メール等での諸連絡および問い合わせ
    • 通常的な商取引を行う範囲での利用
    • 医薬品、医療機器等の安定供給の維持
    • 医薬品、医療機器等の品質、有効性及び安全性の確保等に関する法律(以下、「薬機法」という)および商法等の法定義務並びにこれに関する業務に伴う各種管理
    • 医薬品メーカーおよび医療機器メーカーと協力して行う、医薬品等の品質、安全性または有効性、市場性に関する情報の収集・提供
    • 取引に関わる契約書の締結、代金の支払および回収、並びに与信管理
    • 顧客支援としての医療情報、学術情報、経営情報の収集・提供
    • 新規開業の支援、経営支援
    • 各種セミナー等の案内
    • 官公庁への届出・報告
    • 後記第3項の範囲内での第三者への情報提供
  2. 当社の医療機器をご使用いただいている方に関する個人情報の利用目的
    • 医療機関の指示による人体に装着する医療機器等の安全管理、メンテナンスのための個人データの管理(カテーテル、インプラント、ストマ等)
    • 医療機関等からの照会への回答
    • 後記第3項の範囲内での第三者への情報提供
  3. 株主の方々に関する個人情報の利用目的
    • 商法に定められた義務の履行および株主権利の行使への対応
    • 事業報告書その他配布物の送付
  4. 採用応募者の方々に関する個人情報の利用目的
    • 採否の検討および決定
  5. 従業者に関する個人情報の利用目的
    • 電話、メール等での諸連絡
    • 勤務、給与の支払い、経費の精算、人事、評価、能力開発、福利厚生、安全衛生等の管理
    • 就業規則、その他社内規則、規程等に定める措置の遂行
    • 官公庁等への届出・報告
    • 建物への侵入、盗難に備えた防犯設備の記録

3.第三者への提供

当社は、次に掲げる場合を除き、あらかじめお客様の同意を得ないで、個人データの第三者提供を行うことはいたしません。

  1. お客様の同意がある場合
  2. 法令に基づき開示・提供を求められた場合
  3. 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
  4. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
  5. 国の機関もしくは地方公共団体等が法令の定める事務を遂行することに対して、協力する必要がある場合であって、お客様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

4.匿名加工情報等の取扱い

当社は、お客様の個人情報から、法令に従い適切な手続きに沿ってお客様を識別することができないよう加工した匿名加工情報を作成し、第三者に提供しています。また、今後継続的に同様の匿名加工情報を法令に従い適切な手続きに沿って作成し、第三者に提供することを予定しています。

当社作成の匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目は以下のとおりです。

第三者へ提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目は以下のとおりです。

匿名加工情報の提供の方法は以下のとおりです。

当社は、匿名加工情報について、別途定める「匿名加工情報等取扱規程」を遵守して安全管理のための措置を講じます。

5.個人情報の共同利用

当社は、株式会社日本アルトマーク社とメディカルデータベースの共同利用を行っております。日本アルトマーク社は、昭和46年から製薬メーカー様などの医療関連企業と共同で日本全国の医療施設や薬局・薬店等の基本的な情報を内容とするデータベースの構築、整備を行っている会社であります。
当社から日本アルトマーク社への情報の提供および受取は、電磁的記録の送受信の方法を利用して行っております。
このデータベースに提供される情報の利用目的およびデータベース化される情報の項目等の詳細につきましては、下記の株式会社日本アルトマーク社ホームページをご覧ください。
株式会社日本アルトマーク社のホームページアドレス(http://www.ultmarc.co.jp

  1. 共同利用者の範囲
    アルトマーク社が定める医療関連企業(会員企業)
  2. 共同利用する項目
    全国医療機関の施設名称、施設住所および代表者氏名等
  3. 共同利用の目的
    医療機関・薬局等多くのお得意様個々に適した商品、サービスをご案内、提供またはこれらに関わる必要な情報を適時、適切に提供するため
    医薬品等の有効性および安全性に関する事項、その他適正使用のために必要な情報を取得し、および検討するとともにこれらの情報を医療関係者に提供を行うため
  4. 個人情報管理責任者
    株式会社日本アルトマーク

また当社は、以下のとおり個人データを共同利用させていただくことがあります。

  1. 共同して利用する個人データの項目
    氏名、年齢、生年月日、勤務先情報(名称・住所・連絡先)、電子メールアドレス、電話番号、 診療科目、専門領域、所属部課、役職・職位、出身校、卒業年度、加入学会、その他医薬品の処方・研究に関する情報等
  2. 共同利用者の範囲
    共同利用者は別表のとおりです
  3. 共同利用の目的
    医療機関における医薬品および医療機器の使用状況、医薬品および医療機器の効果情報並びに地域医療構想における医療機能情報等について、自らにも、また提供先である製薬メーカー・医療機器メーカー等および当社を含むフォレストグループ企業にも厳格な秘密保持義務を課した上で、電磁的記録の送信の方法で提供し、医薬品等の適正使用、安定供給および医療の質向上に貢献するため。

    このように個人情報の安全を図りつつ行う医薬品等に関する使用状況や効果情報並びに地域医療構想における医療機能情報等の利用について、社会の利益に資するものと信じておりますが、お客様が個人情報の製薬メーカー・医療機器メーカー様等および当社を含むフォレストグループ企業への提供を希望されない場合には、その旨をご請求手続にしたがってご請求ください。
  4. 個人情報管理責任者
    株式会社アステム

6.利用目的の通知・開示

お客様が当社に対し、当社が保有しているお客様の個人データの開示をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間および範囲でお答えいたします。
なお、利用目的の通知・開示のお申し出につきましては、原則として当社所定の書面による受付のみとなります。また、当社所定の開示手数料のお支払が必要となります。
詳細は、後記の「開示等の受付方法・窓口」をご参照ください。

7.訂正・削除等

お客様が当社に対し、当社が保有しているお客様の個人データに関して、お客様自身の情報について訂正、追加または削除をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間および範囲で情報の訂正、追加または削除いたします。
なお、訂正、追加または削除のお申し出につきましては、原則として当社所定の書面による受付のみとなります。詳細は、後記の「開示等の受付方法・窓口」をご参照ください。

8.利用停止・消去

お客様が当社に対し、当社が保有しているお客様の個人データに関して、「個人情報の保護に関する法律」の第十六条の規定に違反して取り扱われているという理由または第十七条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、お客様自身の個人情報の利用停止または消去をご希望される場合であって、その求めに理由があることが判明したときには、違反を是正するために必要な限度で、ご本人であることを確認したうえで、遅滞なく、合理的な範囲で利用停止または消去いたします。
これらの情報の一部または全部を利用停止または消去した場合、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがありますので、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。(なお、薬機法等の関係法令に基づき保有しております情報については、利用停止または消去のお申し出には応じられない場合があります。)
<参考>
個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号) 一部抜粋
(利用目的による制限)
第十六条

  1. 個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
  2. 個人情報取扱事業者は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。
  3. 前二項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
    1. 法令に基づく場合
    2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
    3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
    4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(適正な取得)
第十七条 個人情報取扱事業者は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

9.開示等(利用目的の通知・開示、訂正・削除等、利用停止・消去)の受付方法・窓口

当社の保有個人データに関する、上記「6.利用目的の通知・開示」、「7.訂正・削除等」、「8.利用停止・消去」のお申し出およびその他の個人情報に関するお問い合わせは、以下の方法にてお受付けしております。なお、この受付方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、ご了承ください。

  1. 受付手続
    1. 開示等の請求先
      開示等の請求書は下記宛、所定の請求書に必要書類を同封の上、郵送によりお願い申し上げます。なお、封筒に朱書きで「開示等請求書在中」とお書き添え頂ければ幸いです。
      〒812-0007
      福岡市博多区東比恵3-1-2 東比恵ビジネスセンター10F
      株式会社アステム 管理本部
    2. 開示等の請求に際して提出すべき書面(様式)等
      開示等の請求を行う場合は、請求書をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類(※)を同封しご郵送ください。
      ※本人確認のための書類
      1. 運転免許証またはパスポートのコピー
      2. 運転免許証またはパスポートをお持ちでない方は、戸籍謄本(抄本)、住民票、健康保険証または年金手帳のコピー
    3. 代理人による開示等の請求
      お客様ご本人に代わって開示等の請求を行うことができる代理人につきましては、未成年者もしくは成年後見人の法定代理人または開示等の請求等をすることにつきお客様が委任した代理人となります。その場合、前項の書類に加えまして下記の書類をご同封ください。
      ※代理権の確認
      お客様ご本人の実印のある委任状およびお客様ご本人の印鑑登録証明書
      <ご本人または代理人の確認>
      お客様ご本人からのお申し込みの場合は、ご本人であることを運転免許証・パスポート・健康保険証・印鑑登録証明等の証明書類の確認、当社ご登録電話番号へのコールバック、氏名・住所・電話番号等の当社ご登録情報の確認等により確認させていただきます。
  2. 手数料および徴収方法
    まことに申し訳ありませんが、「6.利用目的の通知・開示」の求めに対しまして、処理に際して発生いたします費用として、1,000円の手数料をいただきます。所定の請求書および本人確認の書類等と共にご同封ください。
    なお、お支払の方法としましては、郵便小為替または切手でお願いいたします。
    「7.訂正・削除等」,「8.利用停止・消去」のお申し出につきましては、手数料のお支払の必要はありません。
    ※手数料が不足している場合および手数料が同封されていない場合は、利用目的の通知・開示の請求書が到達後その旨ご連絡申し上げますが、利用目的の通知・開示の請求書が当社に到達した日から起算して7日間以内にお支払がない場合は利用目的の通知・開示の請求を取り下げたものとみなしますので、ご了承ください。
  3. 回答方法
    原則として、請求書記載の住所宛に書面にてご回答申し上げます。
  4. 開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的
    開示等の請求にともない当社が取得した個人情報は、開示等の請求に必要な範囲内において取り扱うものとさせて頂きます。提出頂いた書類は、その回答が終了した後、2年間保存し、その後廃棄させて頂きます。
    ※保有する個人データについて次に定める場合は、不開示とさせて頂きます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。
    • 請求書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所等が当社の登録情報と一致しないときなど本人確認ができない場合
    • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
    • 所定の請求書類に不備があった場合
    • 開示の求めの対象が保有する個人データに該当しない場合
    • 本人または第三者の生命、身体、財産、その他の権利利益を害するおそれがある場合
    • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    • 他の法令に違反することになる場合
    ※注意事項
    1. 電話のみによるお申し込みは受付けておりませんので、必ず当社指定の請求書にて書面でお申し込みください。
    2. 必要書類に不備がある場合は受付けできません。
    上記注意事項は、本人確認を間違いなく行うことを目的としております。
    ご理解のうえ、ご協力をお願いいたします。